Näin vaivatonta raportointi voi olla 2020-luvulla
Yrityksen toimintakulttuurissa vanhoihin ja totuttuihin tapoihin tulee joskus sekä kiireen että muutoksen vaatiman vaivannäön vuoksi kangistuttua, eikä toimistokuution ulkopuolelta osata välttämättä punnita modernisoinnin tuomia etuja. Voisiko yrityksen päivittäisiä rutiineja nykyaikaistaa luistavammiksi ja aikaa säästävämmiksi jollain tavalla?
Useissa yrityksissä työntekijät saattavat vielä tänä päivänä osallistua omilla Excel-tiedostoillaan kokouksiin, joiden alussa saattaa kulua vartti vertaillessa, kenellä on taulukoissaan oikeat luvut tuloslaskelmista ja budjeteista. Tai jos osalle osallistujista on lähetetty kokousta varten dataa vaikkapa pari viikkoa ennen tapaamista, kokouspäivään mennessä tietoihin on saattanut tulla jokin tuore muutos, joka mitätöikin aiemmin lähetetyn.
Raportointi on yksi niistä yrityksen sisäistä tiedonkulkua helpottavista menetelmistä, joita voi tänä päivänä jouduttaa huomattavasti ohjelmisto-osaamisella. Yrityksen tarpeiden mukaan sovellettava raportointijärjestelmä voi parhaimmillaan antaa kaikille sen käyttäjille mahdollisuuden hyödyntää tehokkaasti käytettävissä olevia tietoja.
Raportit
- on mahdollista välittää yrityksen yhteisessä ja tarpeisiin sovitetussa ohjelmistossa oikeille henkilöille
- voidaan vaivatta muuttaa yrityksen tarvitsemaan muotoon, kuten taulukoiksi tai diagrammeiksi
- voidaan sisällyttää suoraan ohjelmistoon, eli työntekijöiden ei tarvitse plärätä paperinippuja tai tukkia sähköpostikansioita tiedostoilla perinteiseen tapaan
Ota ohjelmiston ominaisuuksista kaikki irti
Ohjelmistoista ja niihin integroitavista sovelluksista saatetaan maksaa maltaita jopa tuntematta, millaiset työkalut ne oikeastaan tarjoavat raporttien käsittelyyn. Ohjelmistoa päivittäessä kannattaa siis perehtyä tarkasti siihen, millaisia raportteja järjestelmästä voi saada ulos ja voiko niitä tarkastella ja hyödyntää liiketoiminnan edellyttämällä tavalla.
Parhaan vastineen ohjelmistoon käytetylle rahalle saa, kun ohjelmiston käyttäjät oikeasti käyttävät sen ominaisuuksia. On siis nokkelampaa, että paperinippujen tai Excel-taulukoiden sijaan raporttisetin saa valmiina ohjelmistosta ajantasaisine tietoineen ja sitä voi analysoida esimerkiksi selaimella ennen kokousta.
Tässä siis modernin, ohjelmistopohjaisen raportoinnin edut:
- Raportointia edistävä ohjelmisto tarjoaa käyttäjilleen mahdollisuuden raporttien jatkuvaan seurantaan
- Raportit voidaan toimittaa ne asiakkaan halutessa tietokoneiden ohella myös puhelimiin tai tabletteihin
- Ohjelmiston avulla raportointi voi olla dynaaminen ja elävä tiedonvälitysmenetelmä, jolla voidaan välittää tietoa puhtaiden numeroiden ohella myös graafisina elementteinä, kuten kuvaajina, mittareina ja taulukoina
- Moderni raportti mahdollistaa myös datan analysoinnin eri tavoilla yrityksen ja tilanteen edellytysten mukaan
Ohjelmistoon kuuluva ja kaikille yhteinen raportointijärjestelmä yksinkertaistaa loppukädessä tiedonvälitystä sekä jäsentämistä sen jokaiselta käyttäjältä. Käytettävissä olevan tiedon kulku ja analysointi ovat liiketoiminnalle elintärkeitä rakennuspalikoita, eli raportointijärjestelmän laatuun ja helppokäyttöisyyteen kannattaa ehdottomasti panostaa.
